در دنیای تجاری امروز، نوشتن یک نامه اداری نمی‌تواند به شکل ساده گذشته خود پیش برود. در حال حاضر رقابت شدیدی در صنعت و تجارت حاکم شده است. به همین دلیل برای موفقیت در این عرصه باید فاکتورهای زیادی رعایت شوند.
در این میان نامه‌های اداری و چاپ سربرگ اهمیت بالایی دارند و می‌توانند روند معاملاتی آینده یک شرکت با سایر افراد را رقم بزند. این موضوع به خوبی نیاز به استفاده از سربرگ را نشان می‌دهد. در نتیجه شرکت‌ها برای تعاملات خود با سایر افراد حقوقی و حقیقی از سربرگ استفاده می‌کنند. در حال حاضر سربرگ با طراحی مختلف چاپ می‌شود؛ اما شاید همه آن‌ها نتوانند تاثیر مثبتی در بالا بردن موفقیت یک شرکت به طور غیرمستقیم داشته باشند. به عبارت دیگر یک سربرگ مناسب باید بر اساس معیارها و اصولی طراحی و چاپ شود تا شما را در مکاتبات حرفه‌ای نشان دهد.
سربرگ یکی از اقلام پرکاربرد اداری محسوب می‌شود که برای نگارش نامه اداری، پروپوزال کاری و ثبت قراردادهای مهم استفاده می‌شود. البته کارکرد سربرگ فقط به این موارد ختم نمی‌شود و سربرگ به طور غیرمستقیم تاثیر زیادی در جذب مخاطبان دارد. باتوجه به اهمیت این نوع اقلام چاپی اداری، در این نوشتار از پاکتچی قصد داریم درباره اهمیت سربرگ، طراحی و چاپ آن اطلاعاتی در اختیار شما قرار دهیم.
برای خرید و اطلاع از قیمت پاکت کرافت کلیک کنید.
چرا سربرگ در مکاتبات شرکت‌ها اهمیت دارد؟
همه کسب و کارها به دنبال این هستند تا با ارائه خدمات بهتر، مشتریان بیشتری به سمت خود جذب کنند. در این بین، نامه‌ای که در یک سربرگ مناسب درج شده باشد، می‌تواند پیام‌های تبلیغاتی یک شرکت را تقویت کند و افراد را به سمت خرید از آن کسب و کار جذب نماید.
یکی از اهداف تهیه سربرگ نظم دادن به مکاتبات اداری است. اما علاوه بر آن با چاپ درست و اصولی سربرگ می‌توان به اهدافی مانند بهبود روابط درون سازمانی، توسعه روابط عمومی با سایر شرکت‌ها و افزایش بازاریابی رسید. با توجه به اهمیت این مسئله، در ادامه برخی نکات مهم در طراحی و چاپ سربرگ را با هم مرور می‌کنیم.
با انواع پاکت نخودی بیشتر آشنا شوید.
7 اصل مهم در طراحی و چاپ سربرگ
- یکی از اصول مهم در طراحی سربرگ، رعایت سادگی در کار است. بهتر است از شلوغ کردن کاغذ بپرهیزید. هدف شما از چاپ سربرگ نوشتن نامه اداری و مکاتبه با مشتریان است. به همین دلیل شلوغ شدن سربرگ مانع توجه مخاطب به محتوای نامه خواهد شد. در نتیجه بهتر است سربرگی در نظر بگیرید که فقط نشان دهنده نوع کسب و کار شما باشد و طراحی آن همراه با تجملات نباشد.
- سربرگ مانند سایر کاغذهای اداری باید دارای کیفیت و گرماژ مناسب باشد. کیفیت کاغذ مصرفی در سربرگ انتقال دهنده حس به مخاطب است. سعی کنید با ارائه کیفیت مناسب، حس خوبی به مخاطب انتقال دهید. منظور از گرماژ کاغذ همان نوع و وزن کاغذ است. برای سربرگ اداری معمولاً از کاغذ با گرماژهای ۷۰ و ۸۰ گرمی استفاده می‌شود. اگر قصد ارسال نامه‌های منحصر به فردی از جانب شرکت خود را دارید، بهتر است از کاغذهای سنگین‌تر و با گرماژ بیشتر استفاده کنید؛ زیرا جنس کاغذ آن، مرغوب‌تر است و جذابیت ظاهری بیشتری دارد. البته این نوع کاغذها هزینه‌های پستی بیشتری نیز دارند.
- هر کدام از رنگ‌ها معانی و مفاهیم خاصی را انتقال می‌دهند. رنگ در سربرگ نیز اهمیت دارد. به همین دلیل در انتخاب رنگ لوگو و سربرگ حساس باشید و با توجه به نوع حرفه و کسب و کار خود، رنگ مناسب را انتخاب کنید. به طور مثال اگر در حوزه سلامت و فروش محصولات پزشکی فعالیت می‌کنید، رنگ آبی، رنگی مناسب است. همچنین اگر حرفه شما در حوزه محصولات غذایی است، می‌توانید رنگی سربرگ را سبز و یا قرمز انتخاب کنید.
دقت کنید که رنگ سربرگ خیلی پررنگ نباشد؛ زیرا در خوانایی متن، مشکل به وجود می‌آورد. این مشکل در زمان فکس کردن سربرگ، بیشتر مشخص می‌شود. به طور کلی، سعی کنید از رنگ‌ها به طور حرفه‌ای استفاده نمایید. استفاده بی‌مورد و زیاد از حد رنگ، ظاهری ناخوشایند و غیرحرفه‌ای به سربرگ می‌دهد؛ همچنین هنگام ارسال فکس یا فتوکپی نیز به دلیل سیاه و سفید بودن، جلوه بدی برای سربرگ ایجاد می‌کند.
- زمانی که سربرگ خاصی را طراحی و چاپ کردید، باید سایر ملزومات اداری کاغذی مانند کارت ویزیت، پاکت نامه و ... نیز دارای طرحی شبیه به سربرگ باشد تا میان آن‌ها هماهنگی و همخوانی باشد. در این صورت جلوه‌ای منظم از خود نشان می‌دهید و به عنوان مجموعه‌ای معتبر و منظم شناخته می‌شوید.
- در حالت کلی نحوه نوشتار نامه‌های اداری اهمیت زیادی دارد؛ اما علاوه بر این مسئله، چگونگی ارائه نامه نیز مهم است. استفاده درست و اصولی از لوگو، نام تجاری و اطلاعات شرکت در سربرگ، می‌تواند بیان کننده نوع کسب و کار شما و اعتبار آن باشد. نحوه قرار گرفتن هر کدام از این اجزا، بسیار اهمیت دارد و می‌تواند شما را در رسیدن به اهدافتان کمک کند؛ بنابراین بهتر است نکاتی که به سربرگ شما جذابیت می بخشد را رعایت کنید.
مثلا به کار گرفتن ایده‌های خلاقانه در طراحی، قطعا تاثیر زیادی در ارتقاء بخشیدن به کار شما خواهد داشت. فراموش نکنید که پیش از چاپ، اطلاعات مورد نیاز بر روی سربرگ را به طور کامل بررسی کنید؛ زیرا یک نگارش اشتباه، تاثیر سوئی در روند کاری شما می‌گذارد و ارزش آن را کاملاً پایین می‌آورد. به عنوان مثال، لوگوی شرکت که بخشی از هویت تجاری شما به حساب می‌آید و شعار برند شما را به مخاطب انتقال می‌دهد، باید کیفیت مناسبی داشته باشد. قسمت‌های حاشیه و بالا و پایین سربرگ نیز نباید زیاد شلوغ باشند. در واقع شما فقط باید اطلاعات ضروری را روی سربرگ چاپ کنید.
- علاوه بر ذکر نام تجاری و لوگو، باید به اندازه و فونت آن‌ها نیز دقت شود. زیرا نامه‌های اداری از استاندارد خاصی در نوشتار تبعیت می‌کنند. با رعایت همین موارد به خوبی می‌توان برند تجاری خود را در میان رقبا ممتاز کرد و حرفه‌ای به نظر رسید. در انتخاب نوع فونت نکاتی مثل فونت مناسب فعالیت شرکت، اندازه مناسب و خوانا بودن فونت، ثبات در به کار گیری یک فونت خاص و ... را حتما مد‌نظر داشته باشید. استفاده از فونت‌های خیلی درشت یا فونت‌های گوناگون و رنگارنگ، از زیبایی ظاهری سربرگ کم می‌کند و آن را بسیار غیر‌حرفه ای نشان می‌دهد.
- سربرگ‌های یک شرکت فقط در یک طراحی خاص و یکسان خلاصه نمی‌شوند. هر شرکتی به تناسب نیازهای خود نیار به سربرگ‌های متنوع با طراحی‌های مختلف دارد. به طور مثال برای درج یک نامه اداری نیاز به سربرگی داریم که بتوان در آن اطلاعاتی مانند پیوست و شماره ثبت را یادداشت کرد. اما برای نوشتن یک پروپوزال نیاز به این بخش‌ها در سربرگ نداریم.
با توجه به این مسئله یک سازمان حرفه‌ای نیاز به سربرگ‌های متنوع با طراحی‌های مجزا دارد. علاوه بر آن باید این سربرگ‌ها در سایزهای A4 و A5 باشند تا نیاز شرکت به طور کامل تامین شود.
چه اهدافی از چاپ و طراحی سربرگ داریم؟
- شاید بتوان گفت اولین و مهم‌ترین هدف از چاپ سربرگ، نظم دادن بیشتر به مکاتبات اداری است. یک شرکت و یا سازمان برای آنکه بهتر بتوان نظم را درون سازمان خود ایجاد کند، باید به نظم دهی مکاتبات اداری نیز اهمیت بدهد. چاپ و طراحی سربرگ با یک چارچوب یکسان اولین راه برای نظم دهی مکاتبات است.
علاوه بر آن با نگاه به سربرگ به خوبی می‌توان متوجه اصالت نامه و مبدا تولید آن شد. از سوی دیگر سربرگ‌ها دارای اطلاعاتی مانند تاریخ نامه، شماره ثبت و پیوست و ... هستند که همه آن‌ها در نظم دهی به امور نامه نگاری شرکت موثر هستند.
- سربرگ‌ها راهی موثر برای بازاریابی بهتر حرفه شما هستند. البته سربرگ به طور مستقیم در بازاریابی تاثیر ندارد؛, اما طراحی زیبای آن می‌تواند در مخاطب تاثیر بگذارد و شما را در نزد مخاطبان بهتر نشان دهد.
به طور مثال اگر یک گزارش کار در قالب سربرگ نوشته شود، اعتماد بیشتری در مخاطب ایجاد می‌کند. همچنین هماهنگی طراحی سربرگ و سایر اقلام چاپی اداری، دیدگاهی مثبت از شما ایجاد می‌کند.
- سربرگ مانند یک ابزار روابط عمومی قوی عمل می‌کند. با درج اطلاعات تماس در سربرگ، این اطمینان را به سازمان‌های مخاطب و سایر افراد می‌دهید که اطلاعات دسترسی در سربرگ درج شده و شما پاسخگو هستید.
کارکرد مهم سربرگ در بازاریابی و جذب مخاطبان
سربرگ دارای کارکردهای درون سازمانی و برون سازمانی است و در معرض دید مخاطبان زیادی در خارج از سازمان قرار می‌گیرد. این ابزار ساده به دلایل متعددی در اختیار مخاطبان قرار می‌گیرد و مفاهیم نامه اداری را انتقال می‌دهد. اما علاوه بر آن، طراحی سربرگ انتقال دهنده هویت بصری سازمان است. به همین دلیل با انتخاب طراحی مناسب می‌توانید حسی بهتر از خود در مخاطب ایجاد کنید و اعتماد بیشتری را به سمت خود جذب کنید.
همچنین به یاد داشته باشید، نامه‌های اداری که در سربرگ نوشته می‌شوند، ارتباط مخاطبان را با کسب و کار شما حفظ می‌کنند و راهی قوی برای ارتباط آن‌ها با حرفه شما است. البته هر نوع سربرگی با هر شکل، طراحی و کیفیت کاغذ نمی‌تواند تاثیر مثبت در مخاطب ایجاد کند.
به یاد داشته باشید هر چقدر که فرایند طراحی و تولید یک سربرگ حرفه‌ای‌تر پیش برود تاثیر بیشتری در بازاریابی خواهد داشت. به همین دلیل سعی کنید یک طراحی خاص، ساده، زیبا و همراه با ذوق و سلیقه انتخاب کنید. یکی از اصول مهم دیگر در بازاریابی با سربرگ انتخاب رنگ آن است. سعی کنید رنگ سربرگ با رنگ سایر اقلام چاپی اداری، لوگوی شرکت، سایر عناصر تبلیغاتی مانند بیلبود، وب سایت و ... هماهنگی داشته باشد تا ارتباط مفهومی بهتری ایجاد کند.
در نهایت اینکه یک سربرگ حتی اگر طراحی بسیار خوبی داشته باشد، به تنهایی در بازاریابی موثر نیست و علاوه بر آن نیاز به کیفیت بسیار خوب و مناسب در نوع کاغذ مصرفی و گرماژ آن دارد. در غیر این صورت تمامی هزینه‌هایی که برای چاپ و طراحی آن انجام دادید به هدر خواهد رفت.
طراحی و چاپ اصولی سربرگ در بازاریابی بهتر و جذب مخاطبان تاثیر بسیار زیادی دارد. با توجه به این موضوع باید در چاپ این نوع اقلام اداری نهایت دقت و ظرافت را انجام داد. پاکتچی یکی از برندهای مطرح و با سابقه درخشان در زمینه تولید و چاپ اقلام اداری و همچنین چاپ پاکت پستی است. این شرکت با دارا بودن کادری متخصص و دستگاه‌های به روز و مجهز چاپ دیجیتال و افست در این زمینه فعالیت می‌کند و محصولاتی با کیفیت و متفاوت در اختیار شما قرار می‌دهد.
