ادارات و سازمان‌های خصوصی و دولتی یکی از اصلی‌ترین مشتریان پاکت‌های پستی هستند. به همین دلیل شرکت‌های چاپ و توزیع پاکت‌های پستی اقدام به استانداردسازی پاکت پستی ویژه ادارات کرده‌اند. این استانداردها بر اساس تجربه و نیازهای اداره‌های مختلف به دست آمده و در بیشتر کشورهای جهان یکسان است. اما افرادی که تجربه کافی برای تهیه و استفاده از آن‌ها ندارند معمولا گیج شده و نمی‌دانند که چه پاکتی را باید استفاده کنند. به همین دلیل در این مقاله به سراغ پاکت‌های پستی اداری رفته‌ایم تا درباره مهم‌ترین ویژگی‌های آن‌ها صحبت کنیم.

سایزهای پاکت پستی ویژه ادارات پست

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌ها در پاکت پستی اداری اندازه آن‌ها است. بسته به اینکه شما قصد دارید چه مدرکی را ارسال کنید یا تحویل مراجعه کننده بدهید باید از اندازه‌های مختلف این پاکت‌ها استفاده کنید. از آنجایی که پاکت‌های پستی اداری به منظور ارسال مکاتبات و مدارک استفاده می‌شوند، در اندازه‌های استاندارد قراردادهای کاری و دیگر وسایلی که بیشتر ارسال می‌شوند تولید خواهند شد.

اصلی‌ترین اندازه پاکت پستی ویژه ادارات سایز ملخی است. این پاکت‌ها در اندازه‌های مختلفی عرضه می‌شوند اما اندازه استاندارد آن‌ها به اندازه یک سوم برگ A4 است. پاکت‌هایی که کارت‌های عابر بانک در آن قرار گرفته و پست می‌شوند از نمونه پاکت‌های ملخی مورد استفاده در بانک‌ها هستند. اگر دقت کرده باشید برگه A4 موجود در این پاکت‌ها معمولا دو تا خورده و در پاکت قرار داده شده است. برخی از پاکت‌های ملخی نیز دارای اندازه استاندارد 11 در 22.5 سانتی متری هستند.

اگر قصد داشته باشید برگه A4 ارسالی تا نخورده و بدون آسیب به دست طرف مقابل برسد باید از پاکت پستی اداری A4 استفاده کنید. این پاکت‌ها اندازه‌ای بزرگ‌تر از A4 دارند تا کاغذ A4 به راحتی در آن‌ها قرار گرفته و از آن خارج شود. اندازه این پاکت‌ها معمولا 23 در 31 سانتی متر است اما برخی از انواع آن‌ها ممکن است کمی کوچک‌تر یا بزرگ‌تر باشند.

با انواع پاکت کرافت بیشتر آشنا شوید.

برای مدارک یا وسایل کوچک‌تر نظیر کارت‌های ویزیت، کپی‌های شناسنامه و کارت ملی، کارت‌های اعتباری و... می‌توان از پاکت پستی اداری A5 استفاده کرد. بسته به اینکه محتویات این پاکت‌ها چگونه است، ممکن است داخل آن‌ها از پلاستیک‌های حبابدار یا لایه‌های ویژه استفاده شود. سایز پاکت اداری A5 برابر 16.5 در 25.5 سانتی متر است.

اگر قصد ارسال برگه‌های بزرگ‌تر را دارید، می‌توانید از پاکت پستی اداری A3 استفاده کنید. اندازه این پاکت‌ها برای کاربردهای اداری برابر 34 در 42 سانتی متر است. بنابراین اسناد و مدارک بزرگ‌تر به راحتی و بدون آسیب در آن قرار می‌گیرند. البته باید توجه داشته باشید که ارسال این پاکت‌ها کمی دشوارتر است و ممکن است هزینه‌های پستی ارسال آن‌ها کمی گران‌تر تمام شود.

اگر سایزهای استاندارد پاکت پستی اداری نتوانستند نیاز شما را برطرف کنند، می‌توانید اندازه مورد نظر را سفارش دهید. به طور کلی ادارات و سازمان‌های مختلف برای ارسال کاتالوگ‌ها و بروشورهای تبلیغاتی پاکت‌هایی با اندازه‌های غیر استاندارد را سفارش می‌دهند. چرا که این کار باعث می‌شود که پاکت ارسالی در میان انبوه مدارک ارسال شده به چشم آمده و زودتر از دیگران باز شود.

با انواع پاکت زرد آشنا شوید.

مدل‌های پاکت پستی ویژه ادارات

در حالت کلی یک پاکت پستی اداری به رنگ سفید یا مشکی است که نوشته‌هایی نظیر آدرس شرکت ارسال کننده و دریافت کننده، آرم شرکت و اطلاعات تماس و آدرس بر روی آن قرار گرفته است. اما اگر می‌خواهید به یک برند خاص با ویژگی‌های منحصر به فرد تبدیل شوید، بهتر است در طراحی پاکت پستی ویژه ادارات نیز خلاقیت به خرج دهید. مدل‌های این پاکت‌ها معمولا مربعی یا مستطیلی است اما قرار نیست که پاکت شما از نظر طرح نیز با دیگر ادارات یکسان باشد.

استفاده از رنگ‌های مختلف در پاکت‌ها، قرار دادن لوگو در جایی مناسب برای بهتر دیده شدن و قرار دادن اطلاعات تماس در محلی بهتر از پشت پاکت می‌تواند باعث یکتا شدن پاکت پستی اداری شما شود. توصبه می‌کنیم برای رسیدن به مدل مناسب برای پاکت پستی اداری با یک طراح خلاق و ماهر تماس بگیرید. او علاوه بر راهنمایی صحیح برای انتخاب اندازه می‌تواند مدلی مناسب و جذاب برای پاکت‌های اداره شما طراحی کند.

نکته قابل توجه دیگر در مدل پاکت‌های پستی اداری نوع درب آن‌ها و محل چسب خوردن پاکت است. پاکت‌های پستی ملخی معمولا درب در طول دارند و برخی از انواع آن‌ها دارای چسب هستند. اما چسب این پاکت‌ها آنقدر محکم است که برای باز کردن آن‌ها راهی به جز پاره کردنشان وجود ندارد. همین عامل می‌تواند باعث از دست رفتن اطلاعات برند شما بر روی پاکت شود.

شما می‌توانید محل مناسبی برای بسته شدن درب پاکت در نظر بگیرید که علاوه بر استحکام کافی و باز نشدن در طی فرایند ارسال توسط پست، باز کردن آن نیز راحت باشد. همچنین در صورتی که از چسب‌های محکم استفاده می‌کنید بهتر است محل باز شدن را جایی در نظر بگیرید که پاکت سالم و دست نخورده باقی مانده و مشتریان تمایل به حفظ آن پیدا کنند.

چاپ پاکت پستی ویژه ادارات

همان‌قدر که کار طراح برای طراحی مدل پاکت پستی اداری مهم است، کیفیت چاپ نیز اهمیت دارد. در صورتی که پاکت چاپ شده از نظر رنگ و طرح با آنچه در لپ تاپ یا کامپیوتر طراح می‌بینید متفاوت باشد، مشکل از دستگاه چاپ بوده است. باید مطمئن شوید که دستگاه چاپ چاپخانه موردنظر قادر به چاپ همه رنگ‌های استفاده شده در مدل هست. به علاوه رنگ‌ها باید غلظت کافی داشته باشند تا هنگام قرار گرفتن بر روی کاغذ با یکدیگر مخلوط نشده و ترکیب رنگ مدل را بر هم نزنند.

علاوه بر این هنگام چاپ پاکت پستی ویژه ادارات باید توجه کنید که چاپخانه موردنظر امکان چاپ اندازه‌های تعیین شده توسط طراح را داشته باشد. برخی از دستگاه‌های چاپ تنها قادر به چاپ بر روی اندازه‌های استاندارد هستند اما برخی دیگر امکان تنظیم اندازه چاپ و قرار دادن کاغذهای مختلف را دارند.

نکته دیگر این که کیفیت کاغذ انتخاب شده نیز بر کیفیت چاپ موثر است. بنابراین اگر قصد دارید به یک برند مطرح تبدیل شوید، کمی سر کیسه را شل کرده و کاغذ باکیفیت‌تری خریداری کنید. این کار علاوه بر تحویل طرح چاپ شده مناسب باعث حفظ سلامت مرسولات شما در طول فرایند ارسال می‌شود.

نکات مهم در خرید پاکت پستی ویژه ادارات

اگر قصد خرید پاکت پستی اداری دارید باید به برخی نکات توجه کنید. البته در بخش‌های قبلی بعضی از مهم‌ترین نکات را بررسی کردیم. اما نکات مطرح شده در این بخش مربوط به خرید پاکت پستی اداری آماده است.

• - با توجه به اسنادی که قصد ارسال آن‌ها را دارید پاکت بخرید.

بسته به اینکه اندازه اسناد و مدارک ارسالی شما چقدر است می‌توانید اندازه پاکت را ارسال کنید. در میان اندازه‌های استاندارد پاکت‌های ملخی و A4 دارای بیشترین کاربرد هستند. این پاکت‌ها برای ارسال انواع مدارک و فرم‌ها و حتی کاتالوگ‌ها و بروشورها مناسب هستند. علاوه بر آن اگر اسناد ارسالی شما محرمانه هستند یا نباید هیچ آسیبی ببینند بهتر است از پاکت‌های پستی اداری محرمانه یا لمینت به جای پاکت معمولی استفاده کنید.

• - تعداد را در نظر بگیرید.

پیش از خرید بهتر است آمار دقیقی از تعداد موردنیاز تهیه کنید. به طور کلی شرکت‌های فروشنده پاکت پستی ویژه ادارت این پاکت‌ها را در بسته‌های مختلف 50، 100، 200 یا 250 عددی عرضه می‌کنند. بنابراین زمانی که بدانید هر ماه دقیقا به چه تعدادپاکت از هر سایز نیاز دارید می‌توانید خرید بهتری انجام داده و هزینه‌هایتان را پایین بیاورید.

• - بزرگی سازمان و حجم تبادلات را در نظر بگیرید.

بسته به اینکه شما مسئول تبادلات یک سازمان بزرگ هستید یا یک شرکت خصوصی کوچک، نوع پاکت و تعداد آن متفاوت خواهد بود. توصیه ما به شرکت‌های کوچک این است که به جای استفاده از پاکت‌های آماده از پاکت‌های پستی اداری طراحی شده استفاده کنند تا برندشان مطرح شود. اما سازمان‌های بزرگ که نیازی به جلب توجه ندارند می‌توانند از پاکت‌های پستی اداری معمولی بهره ببرند.

• - حجم مرسوله را در نظر بگیرید.

ممکن است شما در هر بار ارسال تنها یک برگ کاغذ را ارسال کنید. اما گاهی حجم مرسولات بیشتر شده و بنابراین به پاکتی نیاز است که قادر به تحمل این حجم باشد. پس اگر همواره مرسولات شما دارای حجم زیادی هستند بهتر است از پاکت‌های بزرگ‌تر استفاده کنید تا به محتویات پاکت آسیبی نرسد.

خرید پاکت پستی اداری برای افرادی که تجربه کافی در این زمینه ندارند کار چندان راحتی نیست. هرچند که این پاکت‌های پستی نسبت به دیگر پاکت‌ها تنوع مدل و طرح زیادی ندارند اما از آنجایی که نماینده برند شما نزد دیگران هستند اهمیت دارند. نکات مطرح شده در این مقاله می‌تواند به شما برای خرید یا سفارش پاکت پستی اداری مناسب کمک کند. فراموش نکنید که مدل‌ها و اندازه‌های مختلف و نیز کیفیت چاپ پاکت‌های پستی اداری در مخاطبان شما تاثیر زیادی داشته و می‌تواند باعث پاسخگویی سریع‌تر او به نامه های ارسالی شما شود.